租赁流程概览

以公司名义租写字楼,一般会经过睇楼、议价、递交意向书、业主审批,以至签订正式租约几个阶段。业主及代理需要核实承租公司的真实身份与履约能力,因此各阶段都会要求相应文档,提早备妥可加快进度。

公司身份文档

证明承租公司合法存在及有权签约,是最基本的一环。常见要求包括:

  • 公司注册证明书(CI):证明公司已在香港注册成立。
  • 商业登记证(BR):显示公司登记名称、地址及有效期。
  • 周年申报表或公司注册处数据:用以核实现任董事及股东。
  • 董事或授权签署人身份证明:一般为身份证或护照副本。

若由授权人而非董事签约,可能需附董事会决议或授权书,列明签署权限。

意向书与租约

物色到合适单位后,通常先递交意向书(Letter of Intent, LOI),列明建议租金、租期、免租期、按金及主要条件,并可能附上小额诚意金。意向书多属初步意向,双方就条款达成共识后,再由律师或代理草拟正式租约(Tenancy Agreement)。

签署租约前,建议细阅用途条款、加租机制、维修责任、分租限制及退租通知期等,如涉及较大金额或较长租期,宜先咨询专业意见。

按金与担保安排

业主一般会要求按金,常见为若干个月租金,用以保障租约履行。部分业主可能要求额外担保,例如董事个人担保或银行担保,尤其是成立时间较短或财务纪录有限的公司。实际要求视乎业主政策与租户背景而定,宜于议价阶段一并厘清。

准备建议

建议在开始睇楼前,先整理好公司文档的最新副本,并预留印花税及首月租金加按金的资金。文档齐备不但令审批更顺利,亦有助在议价中展现承租诚意与稳健形象。