租賃流程概覽

以公司名義租寫字樓,一般會經過睇樓、議價、遞交意向書、業主審批,以至簽訂正式租約幾個階段。業主及代理需要核實承租公司的真實身份與履約能力,因此各階段都會要求相應文件,提早備妥可加快進度。

公司身份文件

證明承租公司合法存在及有權簽約,是最基本的一環。常見要求包括:

  • 公司註冊證明書(CI):證明公司已在香港註冊成立。
  • 商業登記證(BR):顯示公司登記名稱、地址及有效期。
  • 周年申報表或公司註冊處資料:用以核實現任董事及股東。
  • 董事或授權簽署人身份證明:一般為身份證或護照副本。

若由授權人而非董事簽約,可能需附董事會決議或授權書,列明簽署權限。

意向書與租約

物色到合適單位後,通常先遞交意向書(Letter of Intent, LOI),列明建議租金、租期、免租期、按金及主要條件,並可能附上小額誠意金。意向書多屬初步意向,雙方就條款達成共識後,再由律師或代理草擬正式租約(Tenancy Agreement)。

簽署租約前,建議細閱用途條款、加租機制、維修責任、分租限制及退租通知期等,如涉及較大金額或較長租期,宜先諮詢專業意見。

按金與擔保安排

業主一般會要求按金,常見為若干個月租金,用以保障租約履行。部分業主可能要求額外擔保,例如董事個人擔保或銀行擔保,尤其是成立時間較短或財務紀錄有限的公司。實際要求視乎業主政策與租戶背景而定,宜於議價階段一併釐清。

準備建議

建議在開始睇樓前,先整理好公司文件的最新副本,並預留印花稅及首月租金加按金的資金。文件齊備不但令審批更順利,亦有助在議價中展現承租誠意與穩健形象。