底租只是起點
不少企業在租辦公室時，只聚焦於業主開出的呎租，卻忽略了佔用一個單位的真實成本遠不止於此。要準確編定預算，必須把所有相關開支逐項列清。以下為租用香港寫字樓時，最需要留意的幾大成本項目。
經常性開支：管理費、差餉與地租
底租是最主要的固定支出，一般以每月每平方呎（呎租）乘以建築面積計算，並須釐清是「實用」還是「建築」面積。
管理費由大廈管理公司收取，涵蓋公共地方清潔、保安、電梯、空調及維修，通常亦以呎計。甲級商廈設施完善，管理費普遍較高，租戶必須把它與底租一併計入固定開支。
差餉是政府按物業應課差餉租值徵收的稅項，按季繳付；地租則是就土地契約向政府繳付的年租。兩者在租約中有時由業主承擔、有時轉嫁租戶，簽約前務必問清楚由哪一方負責。
- 底租：呎租 × 面積，佔比最大。
- 管理費：大廈服務開支，甲廈較高。
- 差餉：政府稅項，按季繳付。
- 地租：土地年租，通常按應課租值計算。
一次性開支：釐印費、裝修與按金
釐印費（印花稅）是租約須向稅務局繳付的稅款，金額按租期與年租計算，一般由業主與租戶分擔，是簽約時的必要開支。
裝修與還原是容易被低估的一環。除了進駐時的裝修工程費用，大部分租約都要求租戶在退租時把單位「還原」至交吉狀態，這筆還原費用應在租期開始時已預留。
按金通常為兩至三個月的租金（部分連管理費），於簽約時一次過繳付，雖可於退租時退還，但會佔用一筆現金流，須納入啟動成本考量。
如何估算「月度總成本」
要得出貼近現實的月度佔用成本，建議把開支分為兩類再攤分：
- 每月經常性開支 = 底租 + 管理費 + 差餉（除以 3 攤分至每月）+ 地租（除以 12 攤分至每月）。
- 一次性開支攤分 = （裝修費 + 還原預算 + 釐印費）÷ 租期月數。
把兩者相加，即可得出更真實的每月總成本。舉例而言，一個單位帳面呎租看似相宜，但若管理費偏高、又需要大額裝修，實際月度成本可能與另一個呎租稍貴、卻已連基本裝修的單位相若。
預算貼士
在落實租約前，建議企業：一，向業主或代理索取完整的費用清單，釐清每項由哪一方承擔；二，把按金與裝修的現金流需求納入啟動資金；三，以「月度總成本」而非單純呎租去比較不同單位。唯有把隱藏成本全部攤開，才能作出真正精明的租務決定。